Assemblée générale : les documents à produire

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Statutairement, chaque année toute association a l’obligation d’organiser une assemblée générale ordinaire (AGO) afin de rendre compte de sa gestion à l’ensemble de ses membres. Le bilan financier et le projet de budget demandent, en principe, le respect d’un formalisme spécifique.

Quels documents doivent être produits lors de l’AGO annuelle ?

Pour se prémunir, les dirigeants de l’association se doivent de présenter des documents financiers clairs et compréhensibles de tous lors de leur AGO. En principe, les documents suivants :

dossiergabarit puce triangle 2 Le compte de résultat

gabarit puce triangle 2 Le bilan financier

gabarit puce triangle 2 Le projet de budget

gabarit puce triangle 2 Le bilan moral 

gabarit puce triangle 2 Le rapport d’activités (facultatif)

Lire aussi le dossier sur le déroulement d'une AG

 

Le compte de résultat

Le compte de résultat reprend toutes les recettes (produits) et dépenses (charges) au cours de l’exercice comptable, en général l’année civile, ce qui simplifie l’emploi des subventions publiques perçues sur l’année.

Les produits et les charges sont classés en général selon leur nature (exploitation, fonctionnement, financier, animation, exceptionnel) mais doivent apparaitre par projet (ou par axe pour les ligues dans le cadre des conventions d’objectifs avec la Nouvelle-Calédonie) dès lors que des subventions dédiées ont été attribuées à ces projets (c’est le cas notamment des subventions CNDS).

Le solde fera ainsi apparaitre le résultat de l’exercice qui sera soit excédentaire (bénéfice) ou insuffisant (perte).

Le bilan financier

financierLe bilan est la photographie, à un instant donné, de la situation patrimoniale et financière de l’association (ne oublier les comptes d’épargne et les biens de l’association).

Il constitue ainsi un instrument fondamental de la transparence financière.

Dans ce cadre, il doit impérativement faire apparaitre les reliquats de subventions dédiés à reporter sur le prochain exercice. Les collectivités sont de plus en plus vigilantes en raison de certains abus constatés et d’enveloppes budgétaires plus restreintes.

A noter que si le bilan financier n’est pas adopté lors de l’AGO, l’association aura l’obligation de convoquer une assemblée générale financière afin de donner quitus à ce bilan.

Le fait qu’un bilan financier ne soit pas adopté implique le non versement des subventions par les collectivités. En effet, cette non approbation indique que les membres constatent un manquement de la part des dirigeants qui peut être :
• Un bilan financier non présenté par écrit,
• Subventions publiques non identifiées par projet,
• Reliquat de subventions « noyé » dans les fonds propres,
• Suspicion de détournement de fonds,
• Mauvaise gestion entrainant des dépenses inconsidérées,
• Dépenses non prévues au budget prévisionnel voté lors de la précédente AG.

En pareilles circonstances, la responsabilité personnelle des dirigeants pourrait être mise en cause. A noter cependant, que ces derniers ne sont responsables que de leur mandature.

Le projet de budget

Il reflète l’ensemble des actions budgétées et envisagées pour la nouvelle saison. Il découle en général du bilan financier présenté. Il est préparé par le trésorier en collaboration avec les membres du comité directeur. Il doit être obligatoirement voté par l’assemblée générale, à défaut les dépenses et recettes de l’année en cours ne pourront être engagées.

Le bilan moral 

Bilan rédigé et généralement présenté par le président de la mandature. Il est le bilan de la politique sportive établie et menée par le président et son comité directeur, en corrélation avec le projet associatif. Il permet d’avoir une vue d’ensemble des points positifs et négatifs de la gestion globale de l’association sur une année.

A savoir que si ce bilan n’est pas adopté par l’assemblée générale, cela n’entraine pas la démission du Président. Par contre, en cas de démission du président au cours de ses fonctions, ce dernier sera tenu de présenter un bilan moral de sa mandature. Il n’est cependant pas tenu d’être présent physiquement pour le présenter.

Le rapport d’activités

rapport activiteBilan rédigé et généralement présenté par le secrétaire de la mandature, l'éducateur sportif ou le conseiller technique. Il est le rapport des états de toutes les actions menées par l’association sur la période concernée. Il peut parfois être intégré au bilan moral du président pour les petites associations. Il n’est pas obligatoire et ne fait pas l’objet d’un vote spécifique sauf si les statuts l’imposent.